امروزه تمامی سازمان ها، نوعی از سازمانه ای الکترونیکی هستند، زیرا سازمان های الکترونیکی سازمانهایی هستند که از اینترنت، انترانت و اکسترانت برای برقراری ارتباط، ادغام و استفاده ی مشترک از اطلاعات، اجازه به مشتریان، عرضه کنندگان، کارکنان و سایرین برای ارتباط با سازمان و از طریق سازمان استفاده میکنند.
هرچه یک سازمان بیشتر در شبکه ارتباطات جهانی و خصوصی حل شود، خصوصیات سازمان الکترونیکی را بیشتر خواهد گرفت.
این شبکه ارتباطی و ارتباطاتی در سازمان موجب تغییراتی در ساختار، فناوری، مدیریت و در نهایت رفتار کارکنان و مدیران در سازمان و خارج از سازمان و حتی زندگی خانوادگی آنها میشود. به عبارت دیگر، بهرهمندی از فضای مجازی در سازمانها چه در ساحت سخت و چه در ساحت نرم، موثر واقع شده است و اثرات مهمی را گذاشتهاست.
آنچه مسلم است، روند روبه افزایش کمّی و کیفی سریع این سازمانها است و ضرورت مطالعه و مدیریت رفتارسازمانی بیش از گذشته و با مختصات خاص خودش نسبت به سازمان های سنتی است.
مختصات سازمان های الکترونیکی
به طور مشخص این سازمانها چهار ویژگی منحصربفرد دارد که عبارتند از:
- نبود هیچ مقررات عمومی پذیرفته شده؛ هیچ الگوی از پیش تعیین شده ای را نمی توان به صورت قطع برای این چنین سازمان هایی در نظر گرفت؛ زیرا مثلاً آنچه در مهرماه به آن عمل میشود، ممکن است در آبان ماه تغییر کند. از جمله عوامل موثر بر تغییر و انعطاف مسیر، محیط سازمان است.
- پیروزی متعلق به سرعت است؛ در گذشته گفته می شد که “بزرگ کوچک را می خورد”، پس از مدتی بیان شد که “کوچک زیباست” ولی امروزه میگویند، “سریع، کند را از میان برمی دارد” و رقابت و ضرورت تصمیمات سریع و توسعه محصولات به قدری مهم هستند که فرمان “حاضر، هدف، آتش” به فرمان “آتش، حاضر، هدف” تبدیل شده و دیگر فرصت توقف و اصلاح نیست، بلکه در حین حرکت، و بدون کاهش سرعت باید به اصلاحات و تغییرات پرداخت.
- بی مکانی و بی زمانی؛ دسترسی به مجرب ترین و بهترین افراد، هم چنین به روزترین اطلاعات در هر مکان و هر زمانی از شبانه روز مهیاست. دیگر ساعت اداری و بُعد مسافت رنگ باخته است؛ بهترین متخصصین و آخرین تغییرات در اختیار شماست.
- اطلاعات آمیخته(integrated information) همه چیز است؛ نظامهای اطلاعاتی باز و آمیختهی همه چیز هست، مهم کسب و تحلیل اطلاعات است، بدون هرگونه سلسله مراتب، البته با دسترسی ۲۴ساعته و در کمترین زمان ممکن برای اتخاذ یک تصمیم بهموقع.
در یک دسته بندی کلی می توان نسبت سازمان های الکترونیکی را تقسیم بندی کرد به:
- سازمان های الکترونیکی و رفتار فردی
- سازمان های الکترونیکی و رفتار گروهی
- سازمان های الکترونیکی و ساختار سازمان
-
سازمانهای الکترونیکی و رفتار فردی
- احساسات
کارکنان احساسات خود را در پارکینگ سازمان پارک نمیکنند! شاید تا چندی پیش که سازمان به منزله وسیله ای برای رفتار عقلایی در نظر گرفته می شد، احساسات در حوزه رفتارسازمانی جایگاهی نداشت و به موجب نبود منطق و تخریب روحیه کاری دانسته می شد.لذا جایگاهی برای احساسات در زندگی واقعی وجود نداشت!
سازمان های الکترونیکی به دلیل ایجاد ارتباط در هر زمان و مکانی، علاوه بر سرعت و سهولت در ارتباطات، از طرفی موجب انزوای اجتماعی(Social Isolation) و عدم اطمینان شده اند، زیرا افراد به جای حضور و رودرو باهم بودن، صرفاً احساسات خود را از این طریق با یکدیگر به اشتراک گذاشته و به دلیل تغییرات مستمر و عدم ثبات در اینگونه سازمان ها، درحالیکه نیاز باهم بودن و شریک شدن در احساسات یکدیگر، بیشتر ضروری به نظر می آید، اما آن آزادی و مشارکت را ندارند. مدیران باید علاوه بر بیان صریح معیارهای ارزیابی و ارزشیابی عملکرد و رفتارهای درست و نادرست، کارکنان را تشویق به ابراز احساسات میان یکدیگر و قوت گرفتن روابط میان آنان و بیان احساسات آنها شوند.
- اخلاق و زندگی شخصی
کنترل زندگی مجازی کارکنان بهوسیله کارفرمایان یکی از مواردی است که تمایل سازمان برای توجه بهحق کارکنان برای زندگی شخصی را تشدید میکند. پیشرفت و توسعه انواع نرم افزارها مخصوصاً در سازمان های الکترونیکی، تنها به تعداد مواردی که کارفرمایان باید بر رفتار و کردار کارکنان خود نظارت کنند می افزاید.
بر اساس مطالعات صورت گرفته انجمن مدیریت امریکا، بیش از ۵۰ درصد از کارفرمایان، تلفن ها و فایلهای رایانه ای و حتی پیام های الکترونیکی کارکنان خود را کنترل میکنند.
درهرصورت هرچند به نظر می رسد در سازمان های سنتی، زندگی شخصی و اخلاق بیشتر حاکم بوده است و توسط اعضای سازمان رعایت می شد، اما در سازمان های الکترونیکی بهصورت بالقوه آمادگی بیشتری برای ناهنجاری های اخلاقی، تبعیض و رفتارهای تهاجمی جنسی و خصمانه از طریق اینترنت و ایمیل دارند.
مدیران باید خط مشی مشخصی را پیرامون رعایت اخلاق و موازین شرعی در مراودات و مکاتبات تنظیم کنند و حقوق مدیر برای کنترل و علنی کردن این ارتباطات را تعیین کنند.
- انگیزش
چالش به انگیزه رساندن کارکنان در سازمان های الکترونیکی بیشتر از سازمان های سنتی است، زیرا کارکنان افرادی حرفه ای و متخصص هستند و سازمان را به خود وابسته می دانند، تا اینکه بر اثر ناملایمات در محیط کار از کار خود بزنند. علاوه بر آن که هرکدام از آنان برجستگی ها و درخشندگی هایی دارند که حاضر به از دست دادن آن ها نیستند.
لذا مدیران باید بدانند که درست است که بی نیاز از برانگیختن کارکنان هستند ولی باید دقت به جنس پاداش و حمایت را داشته باشند تا موجب کاهش نوآوری و خلاقیت در سازمان نشوند.
و در ادامه…
- سازمان های الکترونیکی و رفتار گروهی
- سازمان های الکترونیکی و ساختار سازمانی
منبع: تقریراتی از کلاس دکتری و کتاب”مبانی فلسفی و تئوری های رهبری و رفتارسازمانی”جناب آقای دکتر سیدعلی اکبر افجه
